L’importanza della firma in una email

Lavorando in prevalenza online e dovendo seguire quotidianamente più progetti web, ricevo ogni giorno decine di email da clienti, partner e colleghi del mio stesso ambito lavorativo.
E’ sorprendente vedere come in molti casi la firma – a chiusura di un’ email – venga trascurata se non del tutto omessa. A ben vedere, oltre ad essere un utile reminder su come essere contattati, la firma se ben utilizzata può diventare un efficace strumento di marketing, uno dei modi più semplici e immediati per promuovere un servizio, un nuovo prodotto o un evento.

Cos’è e come utilizzarla

La firma può essere configurabile sul proprio programma di posta elettronica e strutturata in 5-6 righe.
E’ la parte che viene inserita automaticamente alla fine di ogni messaggio inviato. Può essere considerata un po’ come il nostro biglietto da visita elettronico.
In un epoca in cui siamo ormai inondati da email, con la nostra firma (nome, ruolo, azienda e sito web) diamo al nostro destinatario un segnale chiaro ed inequivocabile riguardo all’autore e alla provenienza dell’email. Di gran lunga più facilmente decifrabile rispetto ad un semplice indirizzo visualizzato nel campo “Da”.

Nella creazione della propria firma si dovrebbero tenere in considerazione almeno due parti importanti: quella principale, relativa alle informazioni generali di contatto, ed un’altra opzionale, con eventuali connotazioni di marketing. Vediamole in dettaglio:

Informazioni generali

E’ la parte essenziale della firma, che non dovrebbe MAI mancare in tutte le email spedite.
Poche righe sono sufficienti e possono comprendere nome, azienda, indirizzo web, telefono e fax, indirizzo email, Partita Iva e Rea, obbligatori per legge:

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Mario Rossi
Neikos digital agency

Home page

tel. +39 0824 25 569 fax +39 0824 181 0515
m.rossi@neikos.it
P.iva 01130960626 – REA n° 96751

Se vogliamo che la nostra firma sia ancor più “essenziale”, possiamo omettere l’indirizzo email, dal momento che è facilmente accessibile dal campo “Da”. Eventuali integrazioni alla parte principale della firma possono invece essere il ruolo o la carica ricoperta all’interno dell’azienda (da porre dopo la riga nome), l’indirizzo dell’azienda, quello Facebook e riferimenti di instant messaging:

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Mario Rossi
Responsabile marketing
Neikos digital agency

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facebook.com/Neikos.web.agency
tel. +39 0824 25 569 fax +39 0824 181 0515
m.rossi@rossitravel.it
skype: mario.rossi

Neikos S.r.l.
Via Grimoaldo Re, 26
82100 Benevento
P.iva 01130960626 – REA n° 96751

La firma come strumento di marketing

Per quanto possa sembrare inconsueto, una firma con uno stile riconoscibile, può portare benefici alla propria impresa ed agire come un vero e proprio strumento di marketing. Una sola riga ad esempio potrebbe essere sufficiente per inserire (e promuovere):

• L’ annuncio di un nuovo programma, servizio, prodotto, pubblicazione
• Una citazione che rifletti il punto di vista dell’azienda
• L’ invito ad un evento speciale, meeting
• L’invito di iscrizione alla propria newsletter
• L’invito a conoscere l’offerta per un soggiorno (bed&breakfast/agriturismo/hotel) o per una degustazione o cena (winebar/ristorante/enoteca).

Altri elementi opzionali possono includere:

• elementi grafici molto semplici, ad esempio una riga orizzontale o una serie di segni per distinguere la tua firma dal resto dell’email;
• call to action (invito all’azione) tramite un link a pagina specifica del tuo sito.

In ogni caso, nella creazione di questo tipo di firma sarebbe opportuno lasciare lo stretto indispensabile per la parte di contatto vero e proprio (nome, azienda, web, tel) e concentrarsi su ciò che vogliamo far sapere ai nostri destinatari:

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Mario Rossi
Agenzia di Viaggi Rossi Travel
http://www.rossitravel.it
tel. +39 006544 fax +39 0045645
P.iva 01130960626 – REA n° 96751
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In questo esempio la call to action espressa nel link, potrebbe portare l’utente ad un form contatti dell’azienda di Mario Rossi.

Consigli riepilogativi per chi vuole cimentarsi…

• Email in uscita, includi sempre la tua firma in ogni email spedita (a clienti, fornitori, partner… )

• Considera di utilizzare sempre la tua firma anche nelle liste di discussione e nei forum, ma fai attenzione ad utilizzare un firma molto breve e che contenga al massimo un link. Nei commenti ai blog limita invece la tua firma al tuo nome e al nome del tuo sito (con link)

• Crea diverse versioni della tua firma e utilizzale a seconda di dove appariranno o a seconda dei destinatari. Alcuni programmi di posta (Outlook ad esempio) permettono di creare varie firme e scegliere ogni volta quella da inviare in un messaggio. Se il tuo programma non ti offre questa opzione, salva le tue firme in un file di testo semplice, in una cartella facilmente accessibile sul tuo computer.

• Se usi degli autorisponditori, non tralasciare la firma alla fine del tuo messaggio.

• Non esagerare nella lunghezza

• Evitare di includere il saluto – che sarà sempre uguale a se stesso – nella firma, alla lunga lo renderebbe freddo e impersonale. Meglio tenere i saluti nel corpo del messaggio, tenerli vivi.

• Anche disclaimer e note legali non dovrebbero apparire con la firma a chiusura delle email, potresti ritrovarti a dover scrivere più volte nel corso di una giornata allo stesso destinatario, magari costringendolo a leggere un semplice “OK” in un corredo di testo ingombrante. Per ovviare a questo surplus di testo (e di KB) potresti far creare una pagina sul tuo sito accessibile solo da link in email e contenente disclaimer e note legali.

• Essere creativi e mostrare personalità. Shannon Kinnard nel suo “Email marketing, regole e strategie per una comunicazione online orientata ai risulati” (Apogeo Editore) riporta l’esempio di “un’arguta autrice di testi pubblicitari che utilizza modi di dire divertenti e vivaci alla fine dei suoi messaggi di posta elettronica. (…) Sostiene che le persone le hanno detto di leggere sempre con piacere i suoi messaggi perchè sapevano che ci sarebbe stato qualcosa di divertente alla fine. La cosa più importante è che la gente si ricorda di lei; inoltre le sue etichette creative servono a rafforzare la sua immagine di autrice di testi pubblicitari”. E’ vero, creare un file firma memorabile o che abbia carattere può diventare un risultato complesso da raggiungere, ma di certo aiuta le persone a ricordarsi di te.

Per finire un invito a considerare questi numeri: poniamo il caso che nella tua azienda lavorino 12 persone, ognuna delle quali invia una media di 8 email al giorno (con la firma e la tagline aziendale); supponendo 230 giorni lavorativi in un anno, significherebbe 22.080 bigliettini da visita o pubblicità distribuiti annualmente a costo zero.

Niente male per una semplice firma.

Autore:  Nando Ruggiero – project manager